Office Manager

Company

iBrowse is an international Internet Network Provider (INP) providing high-value added private WAN & LAN management services to large corporations, including some of the largest international hotel chains.

The company in a nutshell:

Innovative, customer service-oriented company
Positive, bilingual workplace environment (English/French)
Open communication and a simple hierarchy
« Start-up » spirit in a self-financed, profitable and fast-growing company
Casual (but serious) environment in central Paris

Mission

OBJECTIF

Votre rôle est crucial dans le soutien administratif et organisationnel de notre entreprise international. Vous traitez quotidiennement avec nos fournisseurs, nos clients, nos partenaires et nos employés en français et en anglais – ce qui demande flexibilité, compréhension multiculturelle et de parler les deux langues couramment.

Vous êtes en charge de la gestion et du suivi administratif du personnel vous êtes responsable de la gestion quotidienne de notre bureau, assurant ainsi un environnement de travail agréable et efficient.

1. Administration générale/ Services généraux

- Gestion des frais généraux et du bon fonctionnement des bureaux.

- Gestion de la relation avec le bailleur et les prestataires externes,

- Gestion des agendas et plannings internes et externes (meeting, déplacements et voyages d’affaires).

- Gestion de l’accueil (physique et téléphonique) et du courrier

- Gestion les achats généraux et gestion des stocks de fourniture (négociation et optimisation)

- Gestion des prestataires (contrats de prestation et attestations de vigilance obligatoires)

- Gestion des boites mails et courrier, et archivage

2. Support Négociation Contractuelle

- Organisation des négociations avec les fournisseurs, prestataires et partenaires.

- Validation les documents contractuels et préparation des contrats pour signature.

3. Coordination des Ressources Humaines

- Gestion du processus de recrutement, traitement et suivi des dossiers administratifs des salariés DUE, permission d’embauche, OFII, Création des contrats de travail

- Organisation des Entrées/Sorties des salariés : accueil et intégration des nouveaux arrivants (laptop, badges, clés, rendez-vous médecine du travail, STC...)

- Gestion des tiers : la mutuelle /prévoyance/Tickets restaurant

- Saisie de l’activité et des éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paie variables dans SILAE

- Assure l’affichage règlementaire et documente-les présences/absences du personnel,

INDICATEURS DE RESULTATS

· Bon fonctionnement opérationnel de la société

· Bonne ambiance

· Tous les éléments de paie transmis au cabinet comptable pour le 20 de chaque mois

· Niveau de préparation pour les nouveaux arrivants

· Documentation et innovation dans les processus administratifs de la société

· Niveau de satisfaction des employés, clients, fournisseurs et partenaires

Profile

COMPETENCES

· Capacité à négocier, sens de la diplomatie

· Proactivité, très grande rigueur

· Sens de l’organisation

· Priorisation

· Polyvalence

· Maîtrise des outils bureautiques (pack Office)

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